Projektplanering
Planera projektet
I Tic-Tac består projektplaneringen av två delar.
- Budgeten - där du anger de yttre ramarna för projektet. I tid och kostnader. Ofta är budgeten ett underlag för offerten till kunden.
- Tidplanen - där du planerar aktiviteterna och delegerar dem till dina medarbetare. Det är först när du kopplar aktiviteterna till en tillgänglig resurs som du kan se när arbetet kan bli gjort. Tidplanen kommer du att uppdatera fortlöpande när du anpassar och prioriterar arbetet efter situationen
När du skapar ditt projekt kan du lägga in aktiviter för olika faser eller sysslor. De kan ha olika timdebitering. Du väljer vilka medarbetare som är projektmedlemmar.
Sätt upp en budget
Lägg in det antal timmar du kommit överens med kunden. Lägg till eventuella kostnader för resor eller utlägg.
Din budget kan gälla från projektets början till slut eller vara en månadsbudget eller årsbudget.
Om du vet när aktiviterna börjar och slutar kan du lägga in dessa datum.
Nu har du angett ramarna för projektet. Nu ska vi tidplanen delegera aktiviteterna.
Tidplanera och delegera arbetet
Tidplanen svarar på frågan "Vem är ledig att jobba med det nya projektet i nästa vecka?"
I Tidplanen planerar du aktiviteter i tiden.
Och här blir aktiviterna knutna till en medarbetare - det är väsentligt - för har du inga resurser tillgängliga får du inte arbetet gjort.
Du ser både planerad tid och hur mycket tid som hittills rapporterats på aktiviteten. Det gör att du hela tiden får återkoppling hur arbetet går. Och kan anpassa och justera tidplanen framåt.
Här får du också en prognos över inkomsten framöver. Värdet av den planerade tiden räknas ut med ledning av av timdebiteringen i projektet.
Du kan se vilka medarbetare arbetet hopar sig för och finna kanditater som kan dela lasten.
En del vill planera med arbetsveckans 40 timmar i åtanke.
Då passar den enkla tidplanen bra. Det är lite som att fylla i ett kalkylark. Men du får hjälp att se hur mycket tid som medarbetaren har tillgängligt och du har projektbudgeten som bakgrund.
